编写制度速成的手册

当公司发展到一定规模,不在是小作坊时,就需要一些规章制度来规范公司的管理。这样公司才能按照统一的要求去运行,才能形成“法”制(国家都在倡导法制社会了)。”
 
制定制度本身并不难,难的是制度的推广和执行。难以推广和执行地主要原因在于:1.制度本身的反复复杂,难以推广。2.制度的实施实际上是在改变员工的原有工作习惯。
 
  所以,我们在制定制度时,不但要确保制度的正确,更重要的是要考虑它能否成功的被推广和被执行。下面就是在制定制度时应该注意的几个问题。
 
  1、让当事人参与:让当事人参与制度的制定是制定制度时一个重要的原则。一来当事人肯定是最熟悉现实操作情况的,二来制度最后也是靠这些当事人来执行。一般的做法是,由起草人在进行过认真调查之后,起草制度的草案,将该草案公布于众,让大家进行讨论和修改,并由起草人收集意见进行修改。对于重点的当事人,起草人要个别征求他们的意见,并做认真的记录和总结。让当事人参与到制度的制定中来,可以减少对约束的反感,因为人们都不会讨厌自己的劳动成果。
 
  2、尽量少的改变现有的工作流程:因为懒惰是人的一大天性,没有人会主动更改自己熟悉的工作方式。所以在制定制度时,一定要认真分析现有的工作流程和工作习惯。在达到目标的原则上,要尽可能的继承原有的流程和习惯,这样才能有效地保证日后制度的执行。
 
  3、简明、扼要:制度是需要执行的,当员工对制度本身无法深入的了解时,就谈不上能很好的执行。制度是针对所有当事人的,所以制度本身的语言描述应该尽可能的简明、扼要、易懂,并且不产生歧义,让所有的当事人都可以轻松地理解。另外,制度不必非常缜密和完备,首先是因为这样会损害制度的简明性和易懂性,不利于制度的执行;其次是每位员工都对制度有基于常识的认识和理解,而这些常识性的东西就不必在制度中面面俱到。
 
  4、易操作:制度必须具有可操作性,否则就失去了制定制度的意义。要想使制度易于操作,最好在制度中就明确一般的操作方法。另外,要写明制度的原则,这样便于对特殊情况进行处理(最好能规定出解释权的归属部门)。
 
5、适合和公正:在制定新制度时,很难做到一次性制定的非常完善。随着公司的发展和管理的提升,可能还要进行不断的修改和充实。定制度是为了使用,所以一定要适合公司。有些人可能喜欢看一些一些国际化大型企业的制度或管理方法,这些是别的企业在走过了几十年甚至上百年道路之后总结提炼出来的东西,不用怀疑,当然很好。但这些经验需要被学习,被消化,然后再根据企业的现在情况来制定制度,量体才能裁衣。
 
在制度执行的过程中,可能会因为制度本身的不完善和不合理而出现一些问题,但这些不应该影响制度的公正执行。比起制度的完善性,其实员工往往更加关心执行制度的公正性,所以,对于制度的制定者来说,应该比关心完善性更加关心执行的公正性。有法可依以后,执法要必严,这也是很多公司成立内审部门的初衷。
 
6、分阶段和时间点:有些业务可能会有生命周期的情况,在周期的每个阶段所需要的管理也会不同,这样一刀切的制度可能就不适合这样的情况。好的制度应该做到能够灵活运用到所有情况,其实最好的办法就是设列矩阵,横轴是生命周期上的每个阶段或时间点,纵轴就是能想到的所有管理措施或控制点,然后在每个阶段或是时间点选取适合的管理措施或是控制点。这样就能避免发生一刀切,导致在某些阶段或者时间点能难做到制度规定的管理要求,以致外审人员还会反过来说是企业自己制度规定的没做到这样的尴尬情况。
 
7、拒绝复杂化,重复化:制度的编写需要从企业的整体情况去考虑,切忌管中窥豹。由于各业务的制度多为业务部门自己编写,这样往往会发生各自为政,没有统筹考虑的情况,导致管理重复臃肿,反而降低了效率,比如一些在预算内的费用和固定资产,预算已经过了管理层审批,如果报销的时候再要管理层审批则有显得重复。这样倒不如在制度审批环节上加上能了解全局的部门的审阅环节,如内控部门的审阅,这样使公司所有的制度有一贯和统一性,也提高了效率。
 
8、变量和常量:对一些业务还没有稳定,处于经常变动的企业,这些制度就比较难去编写,可能会导致不断的变动。其实可以这样,在编写制度的时候,如果那些已经定下来了,最近1,2年不会改变的,那制度里就写死,但对于一些还在变动中的,如审批人的职位等,可以设一个变量,直接链接到表后的附表。在附表里可以把这些变量归集起来,根据实际情况定义。这样以后更改的时候只要去更改这些附表的信息既可,而不用再去动整个制度结构。等企业运营平稳以后,再渐渐把制度定死下。
 
9、培训和监督:新制度的执行过程就是改变员工工作习惯的过程。管理者应该很清楚地认识到该制度的执行会带来哪些工作习惯的改变,这种改变员工是否可以接受,接受的程度是多少。根据具体情况,管理者必须采取一些辅助措施来加强对员工工作习惯的改造。比如在新制度执行时,进行制度培训,或进行频繁地抽查和监督等。
 
10、制度的归集:一个企业有众多业务和流程,制度也错综复杂,数量众多。这样可能需要一个部门专门归集整理这些制度,确保1.制度的完整性,2.制度的版本正确性。这样无论是业务部门,还是上面所说的内审或是内控部门,查阅制度也方便正确,也能保证制度的正确执行和检查。
 
11、朦胧也是美:在编写制度的时候可以不用写的太死,用一些模糊的词语亦可,如合理保证,尽量满足等,但这最后一点其实有点双刃剑的味道,一面能够应付外审的时候提出的问题,但是另一面会导致制度执行的时候加入更多的人的判断。具体怎么用只能根据实际情况和需求判断了。
 
本文来自CSDN博客,转载请标明出处:http://blog.csdn.net/linkboy2004/archive/2010/03/11/5370552.aspx

相关日志

发表于:2010-04-13 22:04:03 at 22:04 分类:管理 发表评论 Tags:,

发表评论

(必填)

(必填)您的电子邮箱不会被公开。

*

正在加载信息...

Archives